Asunto-osakeyhtiöiden osakeluettelot ovat olleet jo tovin Maanmittauslaitoksen ylläpitämässä Huoneistotietojärjestelmässä. Ensimmäisessä vaiheessa järjestelmään vietiin asunto-osakkeita koskevat omistus-, rajoitus- ja panttaustiedot sekä osakkaiden yhteystiedot. Seuraavassa kehitysaskeleessa järjestelmään tuodaan tietoa myös taloyhtiön taloudesta ja korjauksista, ja tässä kohtaa voidaan puhua jopa toimialaa kokonaisuutena muuttavasta murroksesta.

Mitä HTJ2 tuo tullessaan

Jatkokehitysvaiheessa Huoneistotietojärjestelmään tuodaan taloyhtiön ja osakkaiden huoneistokohtaiset lainatiedot + pääomavastikkeet, sekä kunnossapito- ja muutostöistä taloyhtiössä aiemmin tehdyt remontit, tulevat remontit, sekä yhtiökokouksessa päätetyt kunnossapito- ja muutostyöt. Lisäksi järjestelmään viedään myös osakkeenomistajien toteuttamien kunnossapito- ja muutostöiden tiedot.

Nykyisen asunto-osakeyhtiölain sisällä tunnetaan ns. kunnossapitotarveselvityksen käsite. Kyseessä on tavanomaisesti asiakirja, johon on koottu tiedot yhtiössä tehdyistä remonteista sekä paras käsitys tulevista korjaustarpeista. Sanantarkasti laki velvoittaa taloyhtiön hallitusta esittämään vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa ”kirjallisen selvityksen tarpeesta sellaiseen yhtiön rakennusten ja kiinteistöjen kunnossapitoon yhtiökokousta seuraavan viiden vuoden aikana, joka vaikuttaa olennaisesti osakehuoneiston käyttämiseen, yhtiövastikkeeseen tai muihin osakehuoneiston käytöstä aiheutuviin kustannuksiin”; sekä ”kirjallisen selvityksen yhtiössä suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä ja niiden tekoajankohdat”.

Huoneistotietojärjestelmän kakkosvaiheen myötä tähän nyt kohtalaisen vapaamuotoiseen selvitykseen on tulossa selkeä ryhtiliike, sillä HTJ2 edellyttää tietojen ilmoittamisen määrämuotoisena ja varsinkin tulevista yhtiökokoukselle toteutettavaksi esitettävistä hankkeista ilmoitetaan jatkossa jopa tietoja valvonnasta, hankkeen osapuolista sekä esimerkiksi arvioidusta teknisestä käyttöiästä.

Osakkeenomistajien kunnossapito- ja muutostöistä ilmoitetaan niin ikään nykyistä vapaamuotoista muutostyörekisteriä tarkemmin tekijöiden tiedot, mahdollinen valvonta, hankkeen laji (uudistus vai kunnostus) jne. Huomionarvoista on, että muutostöiden tiedot tulee viedä järjestelmään lakimuutoksen voimaantulosta eli 1.6.2023 alkaen; käytännössä siis takautuvasti, koska tietojen ilmoittaminen on vasta auennut käyttöön v. 2024 kesällä.

Taloudellisista tiedoista ilmoitetaan mm. jokaisen lainan kokonaispääoma, lainan käyttötarkoitus eli uudisrakentaminen tai perusparantaminen, lainan jakautuminen osakkeille (tai jos kyseessä on ns. hoitolaina, jota ei jaeta) sekä jokaisen huoneiston kokonaisvastuun määrä yhtiön lainapääomasta. Lisäksi ilmoitetaan jokaisen huoneiston yhtiövastikkeen määrä, eriteltynä pääomavastikkeisiinn, tonttivuokravastikkeeseen ja hoitovastikkeeseen.

Lähes reaaliaikaista tietoa

Ilmoitettavan tiedon määrä ja yksityiskohtaisuus on siis huomattavasti suurempi, kuin mitä aiemmin on kerran vuodessa esitetty yhtiökokouksen yhteydessä osakkeenomistajille. Muutos ei kuitenkaan rajoitu tähän, vaan myös tiedon ajantasaisuudelle on suuremmat velvoitteet: jatkossa tiedot on ilmoitettava vähintään vuosittain, aina yhden kuukauden kuluessa varsinaisesta yhtiökokouksesta, sekä aina kun isännöitsijäntodistuksen pyytämiseen oikeutettu taho päivittämistä pyytää (käytännössä kun tilataan isännöitsijäntodistus).

Tämän lisäksi taloustiedot on päivitettävä aina vastikkeiden määrään vaikuttavan yhtiökokouspäätöksen jälkeen, osakeomistuksen vaihtuessa sekä myös osakkaan lainaosuussuorituksen jälkeen. Näin ollen tiedot lainoista ja vastikkeista ovat järjestelmässä käytännössä aina ajan tasalla.

Miksi tämä hyödyttää kaikkia

Pohjustuksen jälkeen pääsemme varsinaiseen pihviin, eli miksi Huoneistotietojärjestelmän nykyinen kehitysvaihe on loistavia uutisia käytännössä aivan kaikille osapuolille. Lyhyin versio tästä on, että tietojen ilmoittaminen säännöllisesti ja määrämuotoisena yksinkertaisesti pakottaa tietynlaiseen ryhtiin, jota ei välttämättä aiemmin ole kysytty tai tarvittu.

Varsinkin taloyhtiöiden kunnossapitotarveselvitysten sisältö ja tarkkuus on vaihdellut laajastikin, silti kaikkien täyttäessä lain kirjaimen – joku on listannut suurpiirteisesti että ”Putkiremontti tehty v. 2009”, toinen taas on avannut tarkkaan mitä urakassa tehtiin, ja oliko kyseessä mahdollisesti perinteinen saneeraus vai elinkaarta jatkava sisäpuolinen kunnostus. Tulevien korjaustarpeiden ennakointi on saattanut perustua mihin tahansa näppituntumasta lähtien aina perusteellisesti laadittuihin kuntoarvioihin ja rakenneosien elinkaariin perustuviin kattaviin selvityksiin. Tietojen pakollinen ilmoittaminen rakenteellisessa muodossa ohjaa vähintään pohtimaan tätä nykyistä tarkemmin.

Toinen ehdottoman upea asia on huoneistokohtaisten muutostyötietojen kulkeminen jatkossa viranomaisrekisterissä. Nykyiselläänkin taloyhtiöllä on kyllä velvollisuus ylläpitää muutostyörekisteriä, mutta tämäkin on hyvin väljästi ohjattu lakitekstissä ja käytännössä esimerkiksi isännöinnin vaihtuessa muutostyötietoja yksinkertaisesti jää jonnekin matkan varrelle (tai tarkkaan ottaen ne kyllä saadaan, mutta koska tiedot eivät välity järjestelmästä toiseen, ne jäävät johonkin levynkulmalle eivätkä päädy huoneistokohtaisille isännöitsijäntodistuksille).

Kolmantena ajantasaiset laina- ja vastiketiedot auttavat väistämättä pankkeja ja ostoa harkitsevia yksityishenkilöitä arvioimaan nykyistä paremmin, minkälaisia vastuita ja maksuvelvollisuuksia kyseisellä yhtiöllä ja osakeryhmällä on. Nykytilanteessa esimerkiksi uudisrakennusten osakkeissa voi tulla mukana satoja tuhansia euroja lainaa, joka ei sellaisenaan näy yksityishenkilön lainoissa hänen hakiessa luottoa johonkin muuhun tarpeeseen – ja pidemmän päälle tämä on huono juttu maksukyvyn arvioinnin kannalta. Toisaalta myös yhtiöllä voi olla vielä jakamatta olevia lainoja tai remonttia varten avattuja luottolimiittejä, joiden huoneistokohtainen osuus ei näy perinteisellä isännöitsijäntodistuksella; jatkossa myös näiden yhtiön velvoitteiden arviointi helpottuu ulkopuolisille huomattavasti.

Karavaani kulkee

Nyt käsillä oleva tietojen siirto ja alkanut ilmoitusvelvollisuus epäilemättä työllistää varsinkin isännöitsijätoimistoja jopa enemmän kuin v. 2022-2023 osake/omistajatietojen siirto Huoneistotietojärjestelmän ensimmäiseen vaiheeseen. Toisaalta jo nyt näemme tuosta siirrosta saatuja hyötyjä mm. taloyhtiön vaihtaessa isännöitsijää (huoneisto- ja osakkeenomistajatiedot tulevat rajapintaa pitkin todella hyvin, ja pääosin hyvinkin ajantasaisina) eikä ainakaan allekirjoittaneella ole pienintäkään epäilystä, etteikö vaivannäkö palkita myös tässä.

Jatkossa varsinkin tilanteessa, jossa taloyhtiö päättää vaihtaa isännöitsijää, tietojen siirtyminen seuraavan toimijan käyttöön tulee olemaan lähes automaattista – ne kun eivät enää sijaitse isännöitsijän alla erillisessä järjestelmässä, vaan kaikkien käytössä olevassa viranomaisrekisterissä.

Muistan hyvin vuosia sitten käydyn keskustelun, jossa Isännöintiliitto esitteli tulevan Huoneistotietojärjestelmän periaatteita ja aikatauluja jäsenyrityksille. Yksi paikalla ollut toimija kimmastui ja totesi, että nyt liitto on epäonnistunut toimialan näkökulmasta, kun lähtee business alta osakeluettelojen ylläpidon myötä. Voin luvata, että ei lähtenyt ja ei se osakeluettelon ylläpito – eikä jatkossa kunnossapito- ja muutostyötietojenkaan ylläpito – ole mitään isännöinnin keskeisintä ydintehtävää. Meidän asiana on varmistaa, että taloyhtiössä homma toimii, talous on kunnossa ja palvelut pelaavat; se, että kaikkia koskettavat tiedot saadaan yhteen paikkaan ja yhtenäiseen muotoon, on yksinkertaisesti kaikkien etu.

Tervetuloa kuulemaan lisää aiheesta Kiinteistömessujen Isännöinti-lavalla torstaina 9.10. klo 10.00 alkaen!

Sami Asujamaa

Yrittäjä, isännöitsijä

10+ Isännöinti Oy